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Différence entre coordination, coopération et collaboration
La coordination consiste à optimiser la division du travail et à disposer efficacement des acteurs pour atteindre l’objectif fixé.
Une fois la répartition des rôles et des responsabilités faites, la coordination apporte un gain de temps important, de la sécurité dans la mise en œuvre et, en fin de compte, de la sérénité pour les acteurs.
La coopération est un mode de relation où les individus participent volontairement à un travail commun.
Elle permet de fédérer des compétences réparties et de s’apporter un concours solidaire en conjuguant talents et intelligences.
La collaboration est un processus par lequel les personnes s’associent pour réaliser un travail collectif, où les tâches et les buts sont communs et les membres coresponsables du résultat.
1. L'organisation du travail
•1.1 La définition du poste de travail
Le poste de travail : Ensemble des moyens matériels et des équipements mis à la disposition des collaborateurs pour exécuter les tâches qui leur sont attribuées dans le cadre de leurs fonctions.
Les postes de travail sont attribués en fonction de :
• la qualification donnée par la formation initiale et continue et par l’expérience : permettent à l’individu d’acquérir des capacités professionnelles.
• les capacités intellectuelles ;
• les qualités individuelles : discrétion, dynamisme, autorité, présentation … Elles sont le reflet d’une personnalité (caractère, affectivité, psychologie).
- l’aménagement du poste.
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La lettre de mission : c’est un document qui formalise le cadre de réalisation d’un projet ou la relation contractuelle entre un professionnel et son client.
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Utilité des fiches descriptives à la coopération entre les salariés
Ces fiches descriptives permettent de :
• se rendre compte de l’étendue et des enjeux du travail des collègues et prévenir des préjugés liés à la méconnaissance des fonctions de chacun ;
• comprendre les attentes des collègues et appréhender plus facilement leurs besoins en information (p.ex.
chaque chef de service peut comprendre qu’une opératrice a besoin de connaître son agenda pour renseigner correctement les clients au téléphone : doit-elle transférer l’appel ou prendre un message ?) ;
• éviter les tensions car chacun sait ce qu’il a à faire sans pouvoir s’abstraire de certaines tâches ni outrepasser ses missions.
1.2 Les outils d'analyse du poste de travail
La liste des tâches (to-do list) :
C’est un ensemble d'opérations élémentaires indispensables à la réalisation d’un projet ou d’une activité.
Ces tâches peuvent être indépendantes ou devoir, au contraire, être accomplies dans un certain ordre. Chaque tâche peut à son tour nécessiter sa propre liste de (sous-)tâches, et ainsi de suite.
La liste des tâches contient leur énumération, avec souvent une date de réalisation limite et un responsable/livrable/délai pour chaque tâche.
La fiche (grille) d’auto-analyse (d’auto-pointage) :
C’est un inventaire de toutes les tâches effectuées dans le cadre d’une fonction donnée, complétée par le titulaire du poste, qui permet d’effectuer un relevé de temps consacré à chaque activité.
Elle est souvent proposée quand le déroulement d’une activité normale pose problème.
La fiche d’auto analyse est complétée sur une période déterminée (de quelques jours à quelques semaines).
L'étude de ce document permettra la mise en évidence des activités n’entrant pas dans le périmètre du poste ou prenant trop de temps. Le dépouillement des informations obtenues doit permettre d'établir un document de synthèse : un tableau de répartition des tâches par exemple.
Exemple d'utilisation d'auto-pointage
Le TRT (tableau de répartition des tâches) :
C’est un document de synthèse permettant de comparer la répartition des tâches entre les collaborateurs qui appartiennent à un même service. Il précise, pour chaque acteur, les tâches réalisées et leur durée sur un cycle de travail.
Il s’agit d’un outil de contrôle et d’amélioration de l’organisation.
L’analyse critique du tableau de répartition des tâches permet de mettre en évidence des incohérences, des dysfonctionnements liés à l’organisation d’activités, la distribution des tâches au sein d’un groupe de travail (clarifier qui fait quoi, vérifier la cohérence entre l’activité principale et la mission du service, vérifier si les titulaires des postes sont dans des situations hétérogènes ou homogènes…)
Il permet aussi de vérifier la distribution des tâches (identifier les tâches non effectuées, repérer la dispersion ou la redondance de tâches, identifier les surcharges ou sous charges…).
L’organisation peut expliquer aux acteurs concernés les modifications à apporter dans la répartition des tâches en choisissant des moyens de communication adaptés (entretiens, réunions…).
Critères qui permettent de répartir les tâches dans un service :
Prise en compte du poste de travail de chaque collaborateur : |
Prise en compte de l’ensemble des postes de travail du service : |
• Les spécificités du poste de travail (les activités, tâches confiées au collaborateur, les moyens matériels mis à disposition) • Les compétences (savoir-faire) et qualifications (diplômes) requises pour exercer la mission • Les horaires et le temps de travail • Les aspirations de chacun (tant sur le plan professionnel que sur le plan personnel) |
• Le management et l’organisation du travail • La culture et les habitudes de l’organisation • L'équité de la répartition du travail entre membres d’une équipe |
La répartition du travail doit prendre en compte un maximum de critères pour emporter l’adhésion de chacun et être efficace.
2. La communication opérationnelle
La communication opérationnelle est une communication qui porte sur les échanges destinés à assurer et organiser le fonctionnement de l’entreprise et le respect des procédures de travail.
Elle permet de transmettre des ordres, des instructions concernant l’exécution du travail et se fait essentiellement par voie hiérarchique ou fonctionnelle.
La communication opérationnelle a pour objectifs de :
• transmettre, diffuser diverses informations provenant de la direction ou des différents services et concernant l’organisation du travail ;
• apaiser puisqu’elle permet de lever les doutes et les incertitudes sur le travail à faire ;
• assurer l’accompagnement en cas de changement d’organisation du travail.
Une communication opérationnelle efficace permet à chaque acteur de l’organisation de savoir où il se situe dans le processus et d’améliorer la performance globale de l’entité.
À la différence de la communication interne qui recouvre l’ensemble des échanges d’informations réalisés dans l’entreprise et entre les acteurs qui la composent, la communication opérationnelle est plus restrictive dans la mesure où elle porte essentiellement sur des échanges destinés à organiser le fonctionnement de l’entreprise et les procédures de travail.
Les enjeux :
• une coordination efficace des activités entre les différents postes de travail et les individus qui en ont la charge
• une coopération entre les individus
• une amélioration de l’organisation du travail.
• un accompagnement des changements organisationnels et relationnels
• la préparation de nouveaux défis
Schéma de procédure générale : c'est la manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus. Elle représente la manière de mettre en œuvre tout ou partie d'un processus et est reproductible.
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Fiche de processus : c'est un outil qui décrit l’ensemble des opérations corrélées (interactives) qui contribuent à la réalisation d’une activité, en transformant des éléments d’entrée en éléments de sortie.
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Rôle de la communication opérationnelle :
La communication opérationnelle propose des supports que les salariés vont utiliser pour réaliser les missions confiées. Elle transmet des informations et met en relation les salariés qui participent à un même processus de travail. La communication opérationnelle est donc la garante d’une organisation du travail cohérente. Sans communication opérationnelle, l’organisation du travail ne pourrait être efficace au sein d’une organisation. Elle contribue de ce fait à la coordination des activités.
Documents à consulter :
- fiche de poste : secrétaire administrative
- fiche de métier : secrétaire administratif
- article "Quand l'employeur modifie les tâches du salarié"
- Organisation du travail performante ? Expérimentation par le jeu Tzatziki
- Les grands enjeux de la communication RH
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Supports
dossier_dapplication_chap14.pdf | |
File Size: | 635 kb |
File Type: |
chap_14_synthèse.doc | |
File Size: | 33 kb |
File Type: | doc |