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- Vidéo "Mieux travailler ensemble"
1. Le travail en groupe nécessaire à la coopération
1.1 Les groupes de projet
La notion de projet
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Le groupe de projet
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La gestion de projet
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1.2 Les relations entre les membres
Le travail en groupes projet implique le passage du mode de travail coopératif au mode de travail collaboratif.
Travail coopératif : Travail de groupe où chacun se voit attribuer une tâche bien définie selon ses compétences et doit la réaliser en toute autonomie, sa responsabilité n’est engagée que sur la tâche confiée.
Le travail coopératif est donc un travail de groupe hiérarchiquement organisé et planifié impliquant des délais et un partage des tâches selon une coordination précise.
Travail collaboratif : Mode de travail où il n’y a pas de répartition a priori des rôles, les individus sont responsables collectivement du projet et le groupe prend le pas sur l’individu.
Les liens entre les membres d’un groupe de projet
Les liens hiérarchiques et structurels
- par rapport à l’organisation : l’affectation à un groupe de projet fait que chaque participant doit se construire de nouveaux repères professionnels, différents des repères traditionnels (compte tenu du caractère temporaire du groupe)
- par rapport au chef du groupe : chaque participant doit se positionner par rapport au chef du groupe, qui devient un nouveau référent hiérarchique
- entre les membres du groupe : la composition des équipes étant basée sur la complémentarité des compétences et des profils, chacun dispose d’une place particulière, différente de sa place habituelle
Les liens socio-affectifs
Les relations interpersonnelles dépendent de plusieurs facteurs : les personnalités de chacun, les affinités entre les membres, la connaissance ou non du métier des autres, la convergence des idées, la mise en commun des savoirs...
Les liens liés à la coopération
- la reconnaissance mutuelle : la nouvelle organisation du travail peut entraîner une reconnaissance mutuelle entre les membres, modification des points de vue sur les métiers représentés et les compétences mobilisées
- l’apprentissage collectif : le projet est une source d’apprentissages, les apports de la connaissance sont nombreux, les échanges d’expériences riches grâce à cette coopération.
Les conséquences de la coopération entre les membres d’un groupe de projet
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C’est source de motivation individuelle : la participation à un groupe de projet renforce l’identité, le sentiment d’appartenance, confère un nouveau statut et est source de motivation collective (c’est la possibilité de développer de nouvelles compétences, et de maintenir son employabilité) |
C’est source de stress, d’incertitudes, de risques : les acteurs qui coopèrent ont des métiers et profils différents, chacun travaille sous la responsabilité de deux responsables, le projet doit aboutir dans le respect de délais, selon un budget, des pressions sont exercées sur les membres du groupes. |
2. Les modes d'action coopératifs
2.1 Les réunions
Réunion : rassemblement d’un nombre restreint de collaborateurs afin d’échanger sur un sujet déterminé.
La réunion demeure un moyen efficace et facile à mettre en œuvre pour créer des espaces de coopération.
Les rencontres du groupe lors des réunions sont à la fois l’occasion d’échanger idées, des points du vue et informations relatifs aux projets mais également de coordonner les tâches entre les membres.
Différents types de réunions :
– la réunion d’information : sert à faire passer une information structurée (ex. : réunion de service) ;
– la réunion de résolution de problème : permet de réfléchir, d'émettre des propositions et de décider des solutions applicables à un problème donné (ex. : groupe de projet) ;
– la réunion d’échange : est mise en place pour échanger, de confronter les idées et d'ouvrir de nouvelles perspectives (ex. : réunion de négociation ou d’intégration).
Préparation d’une réunion :
- La périodicité et le lieu des réunions : organisation régulière (p.ex. mensuelle) dans un lieu propice aux échanges (familier des membres)
- La taille du groupe : assez réduite pour faciliter la coordination, la communication et la participation de chacun (convocations personnalisées)
- L’objectif, l’ordre du jour et la durée : formulation claire et précise, avec l’ordre à prévoir si plusieurs objectifs poursuivis, ainsi que la durée consacrée à chacun d’entre eux et en totalité (les points importants à aborder au début, les points litigieux, vers la fin)
- Les supports : vidéoprojecteur pour le diaporama, dossiers ou fichiers à distribuer, collation à partager…
Comportement à adopter lors de la réunion :
- Rôle de l’animateur :
Il doit adopter un style d’animation ayant des effets positifs sur le travail de groupe de projet (=> style démocratique) et assumer différentes fonctions du chef de groupe :
* Fonction de production : faire produire, échanger des idées, prendre des décisions…
* Fonction de facilitation : gérer le temps de parole, le respecter l'ordre du jour, relancer le groupe.
* Fonction de régulation : veiller au bon climat de travail, détecter et résoudre des tensions nuisibles au travail du groupe.
- Rôle des membres du groupe :
Chaque membre doit participer activement à la réunion en vue de résoudre un problème, communiquer sur son expertise, son expérience, son métier et apporter des solutions.
- La prise de décision :
La décision est prise de préférence de manière collective pour faciliter la mise en œuvre d’un projet commun.
En cas de désaccord, il appartient au chef du groupe de projet de prendre la décision.
Suite de la réunion :
- compte rendu pour garder une trace écrite des échanges oraux
- mise en œuvre des décisions prises lors de la réunion
- préparation d’une nouvelle réunion
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2.2 Les techniques de créativité
Problème : situation préoccupante à laquelle est confronté un individu ou un groupe, et dont la modification présente un niveau certain de difficulté, mais qui est ressentie comme nécessité de réduire ou d'éliminer la différence entre ce qui est et ce qui est requis.
Un problème est simple si les éléments nécessaires à sa résolution sont connus, accessibles et la solution est vérifiable.
Un problème est complexe lorsque les informations sont incomplètes, non précises, et il est nécessaire de trouver une nouvelle solution.
Les techniques de créativité
La créativité est une aptitude humaine à produire des idées nouvelles appropriées à un domaine d’étude.
Elle permet notamment de produire des solutions nouvelles à un problème préalablement posé, elle fait partie du processus d’innovation.
Brainstorming / remue-méninges
C'est une méthode de créativité qui consiste à produire le plus d’idées possibles sur un sujet donné (au final, seulement 10 % à 15 % des idées seront retenues).
Conditions de mise en œuvre :
- La constitution du groupe (groupe de 8-10 participants au maximum)
- Le cadrage et la définition de la question de départ (un animateur est chargé de veiller au bon déroulement de la séance, il doit rester neutre, objectif, il distribue la parole, reformule si besoin, élabore des synthèses …)
- La collecte des idées (les participants doivent se détendre, s’imprégner du sujet ou du problème, quitter une attitude logique pour produire des idées nouvelles).
- Le respect de la méthode IDEAL : des Idées uniquement, à Développer, Exprimer tout ce qu’on veut pour Atteindre 10 idées et ne pas hésiter à se Libérer
La sélection des solutions applicables faite ultérieurement obéit aux critères suivants : originalité, réalisme, efficacité, rapidité, voire facilité de mise en place.
Analogie :
Méthode qui consiste à rechercher, dans des domaines complètements différents, la nature, l’environnement, les faits, les expériences, des solutions présentant une ressemblance directe et pouvant être transposées dans l’entreprise.
Boîte à idées :
Méthode simple et très connue dans le monde de l’entreprise où chacun pourra déposer ses idées sous la forme d’un jeu concours
Mind-maps ou cartes heuristiques :
Méthode qui permet de structurer les idées autour d’un problème central et présenter des groupes de solutions dans des ramifications à la manière des racines d’un arbre.
2.3 Les technologies coopératives
Pour travailler en coopération, les groupes ont recours aux TIC (technologies de l’information et de la communication).
Les outils collaboratifs répondent aux besoins suivants :
- Transmettre des documents de travail (ex : compte-rendu, courrier type…)
- Publier des informations générales (ex : formations…)
- Préparer les réunions par la transmission d’ordres du jour
- Mettre en place des tâches à accomplir entre les réunions du groupe
- Solliciter pour obtenir des réponses à des interrogations (ex : construction d’un plan...)
- Synchroniser les disponibilités de chacun pour la planification de réunions ou d’activités en commun
Les principaux outils de partage et de mutualisation :
Agendas partagés : agendas publiés sur Internet permettant la consultation de calendrier et de planning en ligne par plusieurs personnes
Messagerie instantanée : outil d’échange instantané de messages textuels entre plusieurs ordinateurs connectés au même réseau Internet, avec un affichage en temps réel, ce qui permet un dialogue interactif, à côté des fonctions d'échanges de fichiers et de communication par la voix.
Messagerie électronique : outil d’échange et de communication à distance via Internet, notamment entre les membres d’un groupe de travail
Liste de discussion (forum) : communication intergroupe sur un thème donné par l'intermédiaire du courrier électronique, après un abonnement préalable
Outils de gestion des tâches : logiciel de travail collaboratif centré sur la gestion des activités afin de soutenir l’efficacité individuelle et collective, permettant de dresser des listes de tâches à accomplir, individuellement ou collectivement, avec date d’échéance et possibilité de réactualisation au jour le jour les travaux d’un projet.
Vidéoconférence (visioconférence) : système où un groupe d’acteurs peut se voir en temps réel à l’aide de caméras, d’écrans et s’entendre à l’aide de micros afin de communiquer à distance (lors de formation, de réunions… )
Intranet : réseau informatique utilisé à l'intérieur d'une entreprise ou de toute autre entité organisationnelle utilisant les techniques de communication d'Internet
Plateforme collaborative : espace de travail virtuel qui centralise tous les outils liés à la conduite d'un projet, la gestion des connaissances ou au fonctionnement d'une organisation
Les apports des outils collaboratifs
Avantages |
Limites |
• Amélioration de la communication • Augmentation de la productivité (tous les acteurs ont accès aux documents) • Connexion facile à tout moment et en tous lieux • Plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur le document. •Travail dans la version de l’information la plus récente (mise à jour automatique, synchronisation des fichiers). |
• Plus de frontière entre vie professionnelle et privée • Risque lié à la confidentialité des informations partagées • Il faut avoir un accès permanent et de qualité à Internet • Nécessité de faire une sauvegarde de sécurité en cas de piratage ou de problème d’accès au réseau. • Réticence de certaines personnes à utiliser les nouveaux outils |
Documents à consulter :
- Gestion de projet : les 10 règles d'or
- La gestion de projet : méthodes classiques vs méthodes agile
- Résoudre un problème en 5 étapes
- Ressources humaines et transformation numérique : quels enjeux ?
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Supports
support_chap._15_eleve.pdf | |
File Size: | 396 kb |
File Type: |
chap_15_synthèse.doc | |
File Size: | 44 kb |
File Type: | doc |