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1. Le document, support indispensable à l’activité de l’organisation
Un document est l’association d’un support et d’informations contenues sur ce support.
Exemples : livre, journal, revue, CD-Rom, DVD, page Internet, film, vidéo…
Un document peut être lu par l’homme ou par la machine (traitement automatique)
Un document a trois fonctions :
– c’est un outil de communication : mettre en relation ;
– c’est un outil de coordination : répartir les tâches ;
– c’est un outil de coopération : participer ensemble à un projet commun.
La durée de vie d’un document dépend de l’intérêt de l’information et des contraintes légales
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2. La dématérialisation du document, source de coopération
La dématérialisation est la transformation d’un document papier (matériel) en un document numérique (immatériel).
Les documents papiers sont numérisés grâce à un scanner. Les nouveaux documents sont créés directement sur support informatique et disponibles donc au format électronique.
Avantages de la dématérialisation |
Risques liés à la dématérialisation |
• Accès à l’information facilité • Pas de perte de temps pour retrouver les documents • Meilleure gestion de place (besoin de locaux moins grands pour archiver) • Argent économisé (moins de perte de documents et donc potentiellement de clients) • Gains de productivité |
• Coûts liés à la nécessité d’investir dans du matériel adapté ou rémunérer un prestataire extérieur en cas d’externalisation des opérations • Nécessité de former le personnel • Nécessité de sécuriser les documents dématérialisés • Limites liées à la sécurisation des postes informatiques (risques humains ou matériels liés à l’utilisation des informations numériques) |
Les étapes de la GED :
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La GED apporte plusieurs avantages à l'organisation. Elle permet de :
- Faciliter le travail d’équipe en valorisant le partage et la mutualisation des documents ;
- Ne plus perdre de temps en recherches inutiles ;
- Faciliter l’archivage et réduire l’emplacement des archives ;
- Assurer des échanges plus efficaces et fluides entre les salariés mais aussi avec les partenaires extérieurs ;
- Réduire les coûts de traitement des documents.
La GED en tant qu’outil de coopération au sein de l’organisation :
- nécessite la mise en place de règles communes de classement, de diffusion et de partage des documents.
- rend opérationnels l’échange et le travail commun sur le même dossier
- augmente les performance de l’équipe grâce à une utilisation des ressources plus facile et plus rapide.
3. Les solutions bureautiques de sécurisation des documents
Le partage des documents dématérialisés entraîne des risques d’utilisation du réseau informatique :
- piratage des données par des personnes mal intentionnées (accès aux données sensibles) ;
- attaques par des programmes malveillants (virus, ver, programmes espions ou spyware…) ;
- détérioration involontaire du contenu par une manipulation erronée ou un dysfonctionnement du système informatique.
Conséquences :
- Des erreurs préjudiciables pour la bonne gestion de l’organisation,
- Détérioration de l’image,
- Perte de chiffre d’affaires...
La sécurisation informatique correspond à un ensemble des techniques qui assurent que les ressources du système d'information (matérielles ou logicielles) d'une organisation sont utilisées uniquement dans le cadre où il est prévu qu'elles le soient.
Objectifs de la politique de sécurité :
- La confidentialité par accès limité ;
- L’intégrité des informations ;
- La disponibilité des ressources ;
- La traçabilité des modifications.
Solutions de sécurisation :
- Limitation d’accès au document aux seules personnes autorisées ;
- Attribution des droits spécifiques (en lecture ou en écriture) en fonction de la contribution souhaitée ;
- Protection du document par un mot de passe ;
- Contrôle de différentes version du document ;
- Gel des modifications grâce à un format spécifique (pdf) ;
- Chiffrement (cryptage) rendant illisible le document par des tierces personnes.
Complément cours :
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enquête_de_satisfaction_commentée.docx | |
File Size: | 59 kb |
File Type: | docx |
Supports :
support_chap_16_2020_eleve.pdf | |
File Size: | 591 kb |
File Type: |
chapitre_16_synthèse.doc | |
File Size: | 43 kb |
File Type: | doc |